Cómo la IA va a revolucionar las reuniones

November 20, 2018 Juanma Martinez

Las reuniones de equipos son una parte esencial de la cultura de una empresa que contribuye a crear trabajo en equipo, pero todos sabemos que podrían ser más productivas si los mecanismos de la reunión se configurasen por sí mismos para ser más útiles y no una distracción.

La inspiración y la espontaneidad se pueden reprimir al tener que hacer clic en las presentaciones, al pasar documentos o al asegurarse de que los puntos de acción se enumeran debidamente. Por ello, asumámoslo: las reuniones en los espacios de trabajo que se realizan de manera convencional no son adecuadas para los objetivos de culturas de empresa ágil.

Este año se están observando tendencias de desarrollo de tecnologías de asistencia con IA que respaldan las reuniones realmente colaborativas que transformarán el modo en que los compañeros de trabajo interactúan y aumentarán la productividad.

La IA para reuniones va a revolucionar la manera en que lleva a cabo las reuniones

La IA está revolucionando la manera en que nos comunicamos con las herramientas de colaboración.

Llamémosla “IA para reuniones”. Esta puede conectar las reuniones de manera inteligente a los activos de conocimiento de nuestras empresas. Además, ayuda a digitalizar aún más la cultura de la empresa, donde la transformación de las personas y los procesos necesita tiempo para adaptarse a las herramientas tecnológicas recién implantadas, según ha señalado McKinsey.

Cisco observa cómo la IA para reuniones se está implantando en cinco niveles. El proceso comienza con la transición de las interfaces que utilizan habitualmente las aplicaciones de conferencia.

Las interfaces controladas por voz no son nuevas. De hecho, ya puede utilizar Webex Assistant para empezar, finalizar y controlar sus reuniones.

Sin embargo, la gestión de una reunión por control de voz que además sea interactiva según las necesidades del grupo de trabajo presenta una experiencia de reunión completamente diferente.

Cuando la tecnología madure, estos “asistentes virtuales” adquirirán conocimientos de contextos situacionales.

Esto conlleva que se les informará automáticamente mediante los temas que se están debatiendo, de manera que puedan contribuir a que las reuniones progresen con mayor facilidad: podrían presentar informes de analistas o proyecciones financieras relevantes. O podrían recordar el grupo de otro trabajo relacionado que se está llevando a cabo en su organización.

La interfaz de voz permite que los equipos se centren en las ideas

Sería imposible controlar el uso de la IA en las reuniones diarias en los espacios de trabajo con teclados y paneles táctiles; tenemos que hablar con ella. Las interacciones por voz liberan nuestros manos y mentes para llevar a cabo proyectos importantes. El trabajo en equipo y la productividad se unifican.

¿Los asistentes con IA pueden ayudar a aportar y desarrollar ideas? ¿No es lo que mejor hacen los seres humanos? Los asistentes con IA para los usuarios han mejorado mucho durante el último año aproximadamente y su orientación encaja tan a la perfección con nuestras vidas que apenas los notamos. Además, estos son los algoritmos que ya están a punto de “unirse” a nuestros equipos de trabajo.

Las encuestas revelan que las personas están entusiasmadas con la perspectiva de los “compañeros de trabajo” con IA.

Este hecho no debe sorprender. La capacidad de los bots de colaboración en los espacios de trabajo para eximirnos de las tareas rutinarias, que permite que los seres humanos nos concentremos en hacer mejor nuestros trabajos, solo puede ser algo positivo para nosotros. Además, este ámbito adicional de esta nueva concepción debe llevar al crecimiento económico y a oportunidades de empleo, según afirma Gartner. Es un resultado que desafía la vista estereotipada de la IA como una amenaza.

Las herramientas automatizadas de soporte para decisiones van a acabar con las tareas

Los compañeros de trabajo con IA pueden elegir tareas de reunión rutinarias que normalmente podrían requerir que alguien desaparezca y se encuentre. Al automatizar la recopilación de información, los miembros del equipo no necesitan desconectarse de la dinámica de la reunión.

Las herramientas de gestión de reuniones asistidas por IA también pueden eliminar la necesidad de tomar nota de lo que se dice y se hace. Mantienen un registro digital de los procedimientos (no más notas garabateadas o escritas desordenadamente) y no se pierden las contribuciones de nadie.

Las herramientas de colaboración de última generación irán aún más lejos. Tenga en cuenta que el alcance de su compañero de trabajo con IA se extenderá más allá de la reunión física/virtual y llegará a los activos colectivos de conocimiento y experiencia de su empresa. 

Los bots pueden recuperar la inteligencia empresarial “oculta”

Los bots de IA también pueden entrenarse para recuperar la inteligencia empresarial en tiempo real y dentro de unos parámetros seguros. Por lo tanto, pueden presentar estos recursos adicionales antes del final de la reunión.

Esta nueva generación de soluciones de colaboración habilitadas para IA y reuniones colaborativas reúne a personas de una forma más cercana y permite interacciones más concretas entre miembros de equipos, independientemente de desde dónde trabajen. Fomenta la confianza, el compañerismo y las competencias complementarias para apoyarse mutuamente.

Ahora que hemos dejado de lado las antiguas reuniones, continuemos con las nuevas.

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