Pare: colabore y preste atención

November 8, 2018

Las herramientas de colaboración son la parte más visible, y quizás más importante, de su infraestructura de TI.

Ya sean sus herramientas de conferencias de vídeo y audio, chat/MI, uso compartido de archivos y contenido, reunión, sus soluciones de centro de contacto o simples teléfonos de escritorio, estos son los medios que emplean sus compañeros para realizar su trabajo y prestar servicio a los clientes.

La comunicación es un elemento muy poderoso

Si se usa de manera eficaz, la tecnología de colaboración ayuda a que las personas sean más productivas. Aumenta la motivación y fomenta el espíritu de equipo, incluso en los equipos distribuidos y entre los trabajadores remotos. Permite ahorrar muchísimo dinero en gastos de desplazamiento para asistir a reuniones e instalaciones externas. Le ayuda a prestar un mejor servicio al cliente y agilizar casi todos los procesos empresariales.

Solo tiene que prestar atención a una start-up como 10x Banking hablar sobre lo que implica para ella la colaboración para darse cuenta de las posibilidades.

No existe un atajo que conduzca a un lugar de trabajo productivo

Sin embargo, obtener todas estas ventajas no es tan fácil como poner unas nuevas pantallas en la sala de reuniones e instalar un nuevo cliente de MI en los portátiles de todos un lunes por la mañana, que es lo que suele suceder, ya que se da por hecho que es fácil dar por sentado las herramientas de comunicación.

Puede gastar una gran cantidad de dinero solo para constatar que el equipo no se ajusta a sus procesos empresariales o que no se integra con el resto de su TI. Podría encontrar su bandeja de entrada repleta de preguntas de los usuarios sobre cómo unirse a reuniones o cómo compartir pantallas. O, lo peor de todo, podría descubrir que sus equipos se quejan de sus flamantes nuevas herramientas para, después, ignorarlas y volver a utilizar el antiguo y fiable correo electrónico.

Hay una respuesta. Trate la colaboración como cualquier iniciativa de cambio de la empresa: piense largo y tendido sobre los problemas relacionados con los procesos y el personal y ponga en marcha un plan.

Cómo lograr la colaboración en el lugar de trabajo

En nuestro nuevo libro electrónico, “5 ways to achieve collaboration” (5 formas para lograr la colaboración), hemos descrito, tal y como indica su nombre, cinco pasos que puede seguir al trabajar en su propio equipo o con la ayuda de los servicios del proveedor de su herramienta de colaboración o de un partner.

  1. Empiece con la estrategia. Defina la necesidad que intenta satisfacer y las ventajas que espera lograr y elabore un plan para ello.
  2. Ponga al día sus finanzas. ¿Qué pasa si ha de actualizar o escalar para, digamos, respaldar la apertura de una nueva oficina o contratar algunos trabajadores remotos? Ha de elaborar un plan de futuro y ser inteligente a la hora de gastar sus presupuestos.
  3. Gestione bien la implementación. Elabore un plan para la seguridad, la repercusión en su red, así como la integración con CRM, RR. HH. o con los conjuntos de aplicaciones de software de finanzas, por ejemplo.
  4. Piense en el personal. Comparta con su personal lo que está haciendo y los motivos para ello. Ofrézcales formación y asesoramiento para asegurarse de que se sienten completamente cómodos con el uso de la colaboración.
  5. Por último, aborde la experiencia de usuario. Asegúrese de que las soluciones que adquiere ofrecen el rendimiento y la disponibilidad adecuados para el presente y el futuro. Asegúrese de estar bien asistido por su proveedor y elabore un plan previo para realizar cambios sin interrupciones.

Su personal forma parte de su empresa, de modo que las herramientas de colaboración y productividad que les ofrece son de gran importancia. Merece la pena invertir algo de tiempo en asegurarse de que sus equipos sacan el máximo provecho de su inversión.

Para obtener más información, eche un vistazo al libro electrónico aquí.

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