Tendencias en colaboración, comunicación y productividad de las pymes: ¿cuál es su estrategia?

November 8, 2018

Tradicionalmente, las pequeñas empresas han tenido una ventaja clave sobre la competencia de mayor tamaño.

El menor tamaño de las empresas confiere a las pymes una mayor agilidad y flexibilidad para responder a las oportunidades empresariales. Una plantilla menor también implica que la tecnología se puede centrar en las necesidades de empleados individuales o grupos de trabajo.

Sin embargo, las tendencias tecnológicas que evolucionan con rapidez ponen en riesgo a las pymes de ver cómo su ventaja se desvanece. Los mayores rivales se están volviendo más austeros, ya que adoptan métodos de trabajo ágiles que pertenecían a contrincantes menores. Además, ahora persiguen oportunidades de mercado de las que antes se ocupaban las pymes.

Los propietarios de las pymes deben realizar un seguimiento de la repercusión de estas tendencias y tener en cuenta cómo deben informar sus estrategias de comunicaciones empresariales. Deben garantizar que la estrategia que decida se ajuste a la dinámica digital que ahora da forma al conducto empresarial de empresas de todos los tamaños.

La transformación digital impulsa la productividad

Emplee programas de transformación digital. Estos suponen un cambio radical con respecto a la manera en que operan las empresas grandes y pequeñas. En cuanto a las pymes en particular, estas transformaciones tienen un efecto profundo en la productividad. La mayoría observa que su enfoque actual con respecto al aprovisionamiento de las comunicaciones empresariales ya no cumple las necesidades de su personal, sus partners y sus clientes. Las comunicaciones unilaterales tienen que convertirse en comunicaciones unificadas: UC.

Las UC generan aumentos en la productividad al integrar distintos servicios de comunicaciones empresariales en una única plataforma. En lugar de contar con distintas soluciones para voz, correo electrónico, mensajería y conferencias, por ejemplo, cada vía de comunicación forma parte de una solución de software. Cuando sus empleados desean compartir o colaborar en tiempo real, las herramientas que necesitan son de fácil acceso y siempre están disponibles.

Por lo tanto, la primera vía en que las UC hacen que sus trabajadores sean más productivos es la eliminación de la molestia que supone intentar hacer su trabajo con varias aplicaciones y herramientas de comunicaciones. Con las UC, por ejemplo, las ID individuales sustituyen la multitud de números de teléfonos móviles y escritorio, la multitud de inicios de sesión de los distintos servicios de conferencias, entre otros. Al no tener que solucionar problemas de compatibilidad entre los productos de comunicaciones, la colaboración del personal se realiza sin interrupciones.

Los empleados que trabajan de forma remota pueden conectarse y participar fácilmente en videoconferencias desde su portátil o smartphone y todos los colegas del grupo del proyecto pueden acceder de inmediato a sus flujos de trabajo. Esto ahorra tiempo y recursos, elimina la confusión y el estrés.

Encuesta sobre las ventajas empresariales de las comunicaciones unificadas

Las UC se han asociado erróneamente a las necesidades de las empresas más grandes. Sin embargo, dichas soluciones también pueden ofrecer ventajas empresariales cuantificables a organizaciones más pequeñas. Esto se evidencia en los resultados de una encuesta sobre las tasas de éxito de la adopción de las UC realizada por Forrester Research a más de 130 pymes de servicios financieros.

Sus respuestas identificaron y evaluaron numerosas ganancias empresariales, tales como:

  • Colaboración de equipos más eficaz: por ejemplo, el 73 % de los encuestados ahorra tiempo con la posibilidad de ponerse en contacto con los responsables de la toma de decisiones con un único número.
  • Mejor rendimiento de las ventas: por ejemplo, las nuevas propuestas de ventas que no se suspenden por las actividades internas que necesitan la aprobación de gerentes inaccesibles. El 69 % de los encuestados afirma que se generarían más ingresos si los clientes en línea pudieran interactuar digitalmente con los expertos mediante las UC.
  • Aumento de la productividad de los empleados: por ejemplo, la posibilidad de ahorrar tiempo a la hora de organizar reuniones y finalizar proyectos. El 67 % de los encuestados ahorra tiempo gracias a la mejora de las comunicaciones internas en proyectos o aplicaciones de clientes.

Las UCaaS cambian el panorama para las pymes

Después de todo lo dicho, ¿por qué algunas pymes no han sido rápidas a la hora de adoptar las UC? Es una cuestión que merece la pena indagar, ya que descubrirá que las respuestas antiguas ya no sirven.

Por ejemplo, se pensaba que las UC necesitaban grandes CAPEX para actualizar las infraestructuras de TI. También se creía que se necesitaban competencias especiales para gestionar los sistemas de UC. Ambas falacias han sido desterradas por las fuerzas del mercado, fuerzas impulsadas por la nube.

La nube es el factor transformador que hace que la adopción de las UC sea una propuesta viable para las pymes. Además, posee un importante papel que desempeñar en el impulso de la transformación digital. Esto implica que los proveedores de soluciones de UC pueden ofrecer a las pymes una propuesta de UC que aporte un ROI impulsado por la productividad. Dichas ofertas se suelen denominar UC como servicio (UCaaS).

La prestación de la nube ofrece un ROI tangible

La nube hace que las UC sean más asequibles por otras vías. La obtención de las UCaaS implica que se puede presupuestar como gasto operativo, no como gasto de capital. Merece la pena comprobar si los futuros proveedores de las UC permiten que las pymes obtengan solo las características que solicitan. Esto deja la opción de incorporar nuevas características a medida que su empresa se expande. Además, las soluciones de UCaaS incluyen soporte basado en la nube: no hay necesidad de contratar más técnicos.

Por último, otra buena razón para hacer que las UC sean clave para su revisión de la estrategia de comunicaciones. Al permitir que su personal trabaje de manera más eficiente, sus empleados ganan en valor., se hacen más competentes y colaborativos, y se les permite que compartan conocimiento y experiencia a demanda por medios digitales, ya sea con colegas, clientes o partners empresariales.

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